quinta-feira, 15 de junho de 2017

Tô formando: visita técnica


Finalmente pude conhecer possíveis locais para a formatura. Falta cerca de um ano e meio para o evento, porém já chegou a época de conhecer um pouco dos lugares pensados para a colação e para a festa. Conhecer os locais de perto (não apenas por fotos nos sites) deu uma dimensão mais ampla das possibilidades, principalmente porque, nas visitas, vemos tudo vazio, enquanto no site as imagens apresentam os espaços com eventos já montados, a ideia é chamar atenção, obviamente, mas fica bem mais fácil imaginar seu próprio evento sem toda a "poluição" visual. Inclusive começamos a pensar em possíveis mudanças, principalmente para economizar em alguns pontos e poder gastar em itens a mais para a festa.

A visita da comissão também é essencial para o restante da turma, pois a intenção é exatamente oferecer uma opinião parcial, ou seja, deve-se passar para o restante da turma os prós e os contras do que se viu em cada espaço e, ao fim, ser sincero referente ao que achou mais vantajoso. Infelizmente não tem como todo mundo ir junto para ver por si, mas a comissão tem esse papel de ajudar os outros a visualizarem o que viram como comissão.

É também muito importante pensar nos limites que a turma possui, como valores e número de formandos. Afinal, será que tem necessidade alugar um local enorme para 10 formandos? Será que compensa alugar um salão enorme, com valor fora do planejado, se não haverá valor suficiente para decorar um espaço tão grande?
Durante a visita tiramos algumas fotos para ajudar a turma na votação do local e da data, pois a diferença de um dia pode representar um dinheiro a mais para usar em outras coisas, é aí que então surgem algumas dúvidas burocráticas: como vai ocorrer o pagamento? temos dinheiro para usar esse local? temos garantias?
Como eu disse mais acima, é preciso levar em conta o planejamento inicial. Quando é feito o orçamento, os itens principais (espaço, decoração, buffet) já vem com um valor planejado de acordo com o perfil da turma ($), de preferência prevendo correções bancárias já que essa fase deve ocorrer, pelo menos, dois anos antes do evento. Portanto, os locais visitados para possível contratação já estarão dentro do orçamento previsto levando em consideração aluguel do espaço, decoração, serviços e até parte técnica.
A negociação de como será pago tudo isso geralmente fica a cargo da empresa de formatura que deve conhecer os procedimentos melhor que a comissão considerando que tem contato com esses locais. Da mesma forma ocorrerá com o contrato, quem irá assinar é a comissão, porém, se a empresa for realmente boa, dará todo o auxílio necessário para que os formandos não tenham surpresas e saibam o que está acontecendo a nível burocrático. O correto é que, antes de fechar o contrato, seja realizada uma reunião entre a empresa de formatura e a comissão para esclarecer o procedimento a partir das escolhas feitas pela turma.
Por enquanto ainda não chegamos nessa fase, porém, assim que chegar, conto direitinho como foi o processo e trago mais dicas para quem também está passando por todas essas etapas e, assim como eu, não se aguentam de ansiedade para ver tudo pronto.




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